منسق مبيعات

نظرة عامة على الوظيفة: يتولى منسق المبيعات مسؤولية إدارة سير عمل استفسارات المبيعات من البداية إلى النهاية، وضمان التنسيق السلس بين قسم المبيعات والعمليات والإدارة. تشمل الوظيفة أيضًا دعم المهام التنفيذية لمدير القسم، والمساهمة في مبادرات الأعمال ذات القيمة العالية، بما في ذلك تقديم العطاءات والتقارير الاستراتيجية. المسؤوليات الرئيسية: 1. تنسيق الاستفسارات والمبيعات • استقبال وتسجيل جميع استفسارات المبيعات الواردة (عبر البريد الإلكتروني، الهاتف، الموقع الإلكتروني، أو الزيارات المباشرة). • توزيع الاستفسارات على مندوبي المبيعات المناسبين لإجراء الفحص/زيارة الموقع. • متابعة عمليات الفحص وضمان إعداد وتقديم عروض الأسعار في الوقت المحدد. • الحفاظ على سجل مركزي لجميع الاستفسارات ومتابعات العملاء وحالة إغلاقها. • مساعدة فريق المبيعات في إعداد التقديرات والعروض للعملاء السكنيين والتجاريين. 2. التواصل مع العملاء والتواصل الداخلي • صياغة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للعملاء بالنيابة عن فريق المبيعات أو مدير القسم. • متابعة العملاء بشكل منتظم فيما يتعلق بالعروض المقدمة والاستفسارات التوضيحية. • التنسيق الداخلي مع أقسام العمليات والحسابات والإدارة لضمان سلاسة التعامل مع العملاء. 3. المساعدة الإدارية • إعداد محاضر الاجتماعات (MoM) لاجتماعات مدير القسم الداخلية والخارجية. • تنظيم جدول الأعمال ومواعيد الاجتماعات ومتابعاتها لمدير القسم. • العمل كحلقة وصل بين مدير القسم والأقسام الأخرى والعملاء والموردين. 4. دعم العطاءات والوثائق • المساعدة في إعداد وثائق العطاءات التقنية والمالية (الحكومية والخاصة). • تجميع الوثائق الداعمة، والتنسيق لأعمال الطباعة/التجليد، وضمان الالتزام بمواعيد التسليم النهائية. • الحفاظ على سجلات ملفات العطاءات (النسخ الإلكترونية والورقية) وتحديث حالتها بشكل منتظم. • البحث في متطلبات ولوائح العطاءات لضمان الامتثال الكامل. 5. المشاركة في وحدة تطوير الأعمال • دعم مبادرات نمو الأعمال في أقسام الخدمات المتعددة (مكافحة الحشرات، التنظيف، الأمن، الأعمال الكهروميكانيكية، السلامة والحماية من الحرائق). • التعاون مع فرق العمل متعددة الوظائف في توليد العملاء المحتملين، وتقارير خط الأنابيب، واستكشاف أسواق جديدة. • دعم المبادرات التسويقية من خلال مواءمة متابعة الحملات مع أهداف المبيعات. معايير الأداء (المجال / مؤشر الأداء الرئيسي): • التعامل مع الاستفسارات: الاستجابة بنسبة 100% خلال 24 ساعة. • إعداد العروض: إرسال عروض الأسعار خلال 48 ساعة من الفحص. • إدارة محاضر الاجتماعات والجدول الزمني: توثيق دقيق وفي الوقت المحدد بنسبة 100%. • المشاركة في العطاءات: عدم تفويت أي موعد نهائي. • التنسيق الداخلي: تواصل فعّال مع جميع الأطراف المعنية. المهارات والصفات المطلوبة: • مهارات تواصل شفهي وكتابي قوية. • معرفة بخدمات مكافحة الحشرات أو المرافق تُعد ميزة إضافية. • إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، والمراسلات الإلكترونية، وأدوات الجدولة. • قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية. • الاهتمام بالتفاصيل والنهج الاستباقي في العمل. • طلاقة في اللغة الإنجليزية. مسار التطور المهني: تُعد هذه الوظيفة نقطة انطلاق لأدوار مستقبلية في إدارة المبيعات، أو تطوير الأعمال، أو القيادة الإدارية داخل المجموعة.