سكرتير ومسؤول ضبط الوثائق
وصف الوظيفة
تجري شركة كالباتارو بروجكتس إنترناشيونال المحدودة توظيفاً عاجلاً لشغل وظيفة سكرتير ومراقب وثائق بدوام كامل في الخبر بالمملكة العربية السعودية، للعمل ضمن مشروع تابع لشركة أرامكو السعودية. ستُمنح الأفضلية للمرشحين القادرين على الالتحاق بالعمل فوراً أو خلال فترة إشعار أقصر. يُشجَّع بشدة المرشحون الذين لديهم إقامة قابلة للتحويل حالياً على التقدم. يجب أن يكون المرشح حاصلاً على شهادة جامعية في أي تخصص. يشترط توفر خبرة مهنية ذات صلة لا تقل عن خمس سنوات. تجمع هذه الوظيفة الهجينة ومتعددة المهام بين تقديم الدعم الإداري التنفيذي والإدارة الدقيقة للبيانات والوثائق الفنية. تهدف الوظيفة إلى دعم متطلبات الامتثال لدى أرامكو السعودية والمتطلبات المرتبطة بالجدول الزمني للمشروع. سيتولى المرشح المختار مهام السكرتارية التنفيذية ومراقبة الوثائق الخاصة بالمشروع. مسؤوليات السكرتارية التنفيذية إدارة جدول الأعمال اليومي المعقد للمدير بكفاءة. ترتيب المواعيد حسب الأولوية وجدولة الاجتماعات الأساسية مع الفرق الداخلية والمقاولين. إعداد رسائل البريد الإلكتروني الرسمية والمذكرات والخطابات والإشعارات وتدقيقها ومراجعتها وفرزها. الاحتفاظ بسجلات شاملة لجميع المراسلات والاتصالات. العمل بصفته جهة الاتصال الرئيسية للمراسلات المتعلقة بمكتب المدير. جمع بنود جداول أعمال الاجتماعات وإعدادها. تنسيق الفعاليات المؤسسية. تسجيل محاضر جميع الاجتماعات التي يتم حضورها وإعدادها وتوزيعها بدقة. ترتيب وتنسيق السفر والتنقلات المحلية. تنظيم الفعاليات المحلية. إدارة تقديم طلبات تصاريح دخول الزوار. المساعدة في معالجة تقارير مصروفات المدير والفواتير عند الحاجة. مسؤوليات مراقبة الوثائق تحميل الرسومات الهندسية والمواصفات الفنية وغيرها من وثائق المشروع وتسجيلها وحفظها بدقة. استخدام أنظمة متقدمة لإدارة المشاريع المؤسسية أو إدارة المحتوى، بما في ذلك SAP أو Oracle Primavera Unifier أو نظام أرامكو السعودية الداخلي لإدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). إنشاء سجل كامل وقابل للتدقيق لجميع مراجعات الوثائق وعمليات فحصها والاعتمادات المطلوبة، والمحافظة عليه. ضمان الامتثال الكامل لمعايير ISO 9001 والبروتوكولات الداخلية لشركة أرامكو السعودية. توجيه المستندات المقدمة وخطابات الإحالة وطلبات المعلومات بعناية إلى فرق إدارة المشروع المحددة أو المقاولين. مراقبة المواعيد النهائية للردود وتتبعها بعناية لضمان اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب. حماية جميع المعلومات الحساسة والمملوكة والسرية للغاية المتعلقة بأصول أرامكو السعودية وتفاصيلها المالية. التعامل مع المعلومات السرية بأعلى درجات الأمان والحذر.
المتطلبات
- المؤهل الدراسي
- Graduate In Any Discipline
- الخبرة
- ٥ سنوات
- حالة الإقامة
- Transferable Iqama Preferred
- حاصل على شهادة جامعية في أي تخصص
- خبرة مهنية لا تقل عن 5 سنوات في مجال ذي صلة
- خبرة في إدارة جداول المواعيد والمراسلات التنفيذية
- خبرة في إعداد البريد الإلكتروني الرسمي والمذكرات والرسائل والإشعارات مع التدقيق
- خبرة في الاحتفاظ بسجلات الاتصالات
- خبرة في تنسيق الاجتماعات والفعاليات المؤسسية والسفر ووسائل النقل وتصاريح دخول الزوار وتقارير المصاريف والفواتير
- خبرة في إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات
- إجادة استخدام أنظمة إدارة المشاريع المؤسسية أو أنظمة إدارة المحتوى مثل SAP، أوراكل بريمفيرا يوني فايير، أو نظام EDMS لأرامكو
- مهارات قوية في ضبط الوثائق وحفظ السجلات
- معرفة بمعايير ISO 9001 وبروتوكولات الامتثال الداخلية لأرامكو
- القدرة على إدارة الرسومات الهندسية والمواصفات الفنية والمستندات وطلبات المعلومات
- القدرة على إدارة المعلومات السرية وحمايتها بشكل آمن
- مهارات تنظيمية واتصالية قوية
شروط / ملاحظة خاصة
- يُفضل المرشحون القادرون على الانضمام فوراً أو تقديم فترة إخطار أقصر.
- يُشجع بقوة المرشحون الذين يحملون إقامة قابلة للنقل على التقديم.
المزايا
تنبيه أمان — التوظيف عبر سوق فايند مجاني تماماً، لا توجد أي رسوم من أي نوع. لا تُدفع أي عمولة أو رسوم توظيف لأي طرف. لا تدفع أي مبلغ مالي للحصول على وظيفة؛ فأصحاب العمل الحقيقيين لا يفرضون رسوماً على المتقدمين. أكّد هذه الشروط مباشرةً مع صاحب العمل قبل التقديم أو مشاركة أي مستندات.
تم نقل هذا الإعلان من مصدر خارجي، وقد تتغير التفاصيل — يرجى التأكد من جهة العمل.